Daugelis pradedančių verslininkų mano, kad apskaita – tai kažkas, kuo rūpinsis buhalteris. Aš užsiiminsiu verslu, jis – skaičiais. Tokia logika veikia iki pirmo rimto nesusipratimo: netikėtos mokesčių sumos, nesuprantamos sąskaitos, pinigų, kurie kažkur dingo. Bazinis apskaitos supratimas nėra buhalterio privilegija – tai būtina verslo valdymo kompetencija.
Šis tekstas – ne buhalteriams. Jis skirtas tiems, kurie tik pradeda arba planuoja pradėti verslą ir nori suprasti pamatinius principus, prieš sprendžiant kokią buhalterinę programą rinktis ar su kokiu specialistu dirbti.
Kas yra buhalterinė apskaita ir kam ji reikalinga
Paprasčiausias apibrėžimas: buhalterinė apskaita – tai sisteminis verslo finansinių operacijų registravimas, klasifikavimas ir apibendrinimas. Kiekvienas euras, kuris ateina į jūsų verslą ar išeina iš jo, turi būti užfiksuotas.
Kam to reikia? Trys pagrindinės priežastys.
Pirma – valstybė reikalauja. Lietuvos įstatymai numato, kad kiekvienas ūkio subjektas privalo tvarkyti apskaitą. VMI nori žinoti, kiek uždirbate, kiek PVM surenkate, kiek mokesčių turite sumokėti. Be apskaitos – neįmanoma to pagrįsti.
Antra – jūs patys turite žinoti. Ar jūsų verslas pelningas? Ar užtenka pinigų kitam mėnesiui? Kurie klientai moka laiku, kurie vėluoja? Be apskaitos atsakyti į šiuos klausimus galite tik spėliodami.
Trečia – kiti nori žinoti. Bankas, prieš duodamas paskolą, nori matyti jūsų finansinę istoriją. Potencialus investuotojas nori suprasti, ar verslas turi perspektyvą. Didelis klientas nori įsitikinti, kad bendradarbiauja su stabilia įmone.
Dvejybinis įrašas: principas, ant kurio laikosi viskas
Nuo penkiolikto amžiaus visa pasaulio apskaita remiasi vienu principu – dvejybiniu įrašu. Kiekviena operacija registruojama du kartus: vienoje sąskaitoje kaip debetas, kitoje kaip kreditas.
Skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų paprasta. Pavyzdys: perkate prekių už 100 eurų ir mokate iš banko sąskaitos. Viena pusė – turite prekių už 100 eurų (turto padidėjimas). Kita pusė – banke sumažėjo 100 eurų (kito turto sumažėjimas). Viskas balansuoja.
Kitas pavyzdys: parduodate paslaugą už 500 eurų, klientas sumokės vėliau. Viena pusė – turite 500 eurų skolą iš kliento (turto padidėjimas). Kita pusė – uždirbote 500 eurų pajamų (nuosavo kapitalo padidėjimas per pelną).
Kodėl tai svarbu? Nes dvejybinis įrašas automatiškai tikrina klaidas. Jei debetų suma nesutampa su kreditų suma – kažkur klaida. Tai savotiškas apsaugos mechanizmas.
Šiuolaikinėse programose jums nereikia galvoti apie debetus ir kreditus – programa tai daro automatiškai. Bet suprasti principą naudinga, nes tada suprantate, kodėl programa „reikalauja” tam tikrų duomenų.
Pagrindinės finansinės ataskaitos
Visa apskaita galiausiai virsta trimis pagrindinėmis ataskaitomis.
Balansas parodo, ką įmonė turi (turtą), ką skolinga (įsipareigojimus) ir kas lieka savininkams (nuosavą kapitalą) tam tikru momentu. Tai tarsi nuotrauka – finansinė būklė konkrečią dieną.
Balansas visada balansuoja: turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas. Jei nebalansuoja – klaida apskaitoje.
Pelno nuostolių ataskaita parodo, kiek įmonė uždirbo (pajamos) ir kiek išleido (sąnaudos) per tam tikrą laikotarpį. Skirtumas – pelnas arba nuostolis. Tai tarsi filmas – kas vyko per mėnesį, ketvirtį, metus.
Pinigų srautų ataskaita parodo, kaip judėjo grynieji pinigai: kiek atėjo, kiek išėjo, kiek liko. Ji skiriasi nuo pelno ataskaitos, nes pelnas ir pinigai – ne tas pats. Galite būti pelningi popieriuje, bet neturėti pinigų sąskaitoje, jei klientai nesumoka.
Pradedantiesiems svarbiausia suprasti: šios ataskaitos nėra magija. Jos tiesiog kitaip pateikia tuos pačius duomenis, kuriuos registruojate kasdien.
Sąskaita faktūra: dokumentas, nuo kurio viskas prasideda
Sąskaita faktūra – pagrindinis pardavimo dokumentas. Ji parodo, ką pardavėte, už kiek, ir reikalauja apmokėjimo.
Lietuvoje PVM sąskaita faktūra turi turėti privalomus rekvizitus: pardavėjo ir pirkėjo pavadinimus bei kodus, sąskaitos numerį ir datą, prekių ar paslaugų aprašymą, kiekį, kainą, PVM tarifą ir sumą, bendrą sumą.
Sąskaitų numeracija turi būti nuosekli – 001, 002, 003 ir taip toliau. Negalima praleisti numerių ar naudoti tų pačių pakartotinai. Tai VMI reikalavimas kontrolei.
E. sąskaita – elektroninė sąskaitos versija, kuri teikiama per i.SAF sistemą. Nuo 2016 metų visi PVM mokėtojai privalo teikti sąskaitų duomenis VMI elektroniniu būdu kas mėnesį.
PVM: mokestis, kuris nėra jūsų
Pridėtinės vertės mokestis dažnai klaidina pradedančiuosius. Svarbu suprasti: PVM, kurį surenkate iš klientų, nėra jūsų pinigai. Tai valstybės pinigai, kuriuos laikinai laikote.
Standartinis PVM tarifas Lietuvoje – 21 procentas. Kai parduodate prekę už 100 eurų + PVM, gaunate 121 eurą. Iš jų 100 – jūsų pajamos, 21 – PVM, kurį turite pervesti valstybei.
Bet ne visą 21 eurą. PVM, kurį sumokėjote pirkdami prekes ar paslaugas savo verslui (pirkimo PVM), galite atskaityti. Mokate tik skirtumą tarp pardavimo PVM ir pirkimo PVM.
Pavyzdys: pardavėte už 121 eurą (100 + 21 PVM). Pirkote žaliavų už 60,50 euro (50 + 10,50 PVM). VMI mokate: 21 – 10,50 = 10,50 euro.
PVM deklaracija teikiama kas mėnesį iki kito mėnesio 25 dienos. Vėlavimas – baudos ir delspinigiai.
Sąnaudos: ne viskas, už ką mokate, yra sąnaudos
Pradedantieji dažnai painioja: išleido pinigus – vadinasi, sąnaudos. Ne visada.
Sąnaudos – tai išlaidos, susijusios su pajamų uždirbimu tuo pačiu laikotarpiu. Jei perkate prekes, kurias parduosite – tai sąnaudos tada, kai parduosite, ne tada, kai nupirksite.
Ilgalaikis turtas – kompiuteriai, baldai, automobiliai – nesudaro sąnaudų pirkimo momentu. Jų vertė nurašoma palaipsniui per naudojimo laiką. Tai vadinama nusidėvėjimu. Nusipirkote kompiuterį už 1000 eurų, naudosite 4 metus – kasmet sąnaudos bus 250 eurų.
Kodėl tai svarbu? Nes neteisingai pripažintos sąnaudos iškraipo pelną. Galite manyti, kad nuostolingi, nors iš tikrųjų pelningi – arba atvirkščiai.
Pinigai vs pelnas: kritinis skirtumas
Tai turbūt svarbiausia pamoka pradedantiesiems.
Pelnas – tai pajamos minus sąnaudos. Pinigai – tai, kas yra banko sąskaitoje. Tai skirtingi dalykai.
Galite būti pelningi, bet neturėti pinigų. Kaip? Pardavėte už 10 000 eurų, bet klientai dar nesumokėjo. Popieriuje pelnas yra, pinigų – nėra.
Galite turėti daug pinigų, bet būti nuostolingi. Kaip? Gavote avansą iš kliento, bet dar neįvykdėte užsakymo. Pinigai yra, bet pajamų dar nėra.
Verslas žlunga ne todėl, kad nuostolingas. Verslas žlunga, kai baigiasi pinigai. Todėl pinigų srautų valdymas yra ne mažiau svarbus nei pelno siekimas.
Dokumentų saugojimas: 10 metų – ne pasaka
Lietuvos teisė reikalauja saugoti buhalterinės apskaitos dokumentus 10 metų. Darbo užmokesčio dokumentus – 50 metų. Taip, penkiasdešimt.
Kodėl taip ilgai? Nes VMI turi teisę tikrinti praeitus laikotarpius. Jei po 7 metų inspekcija paprašys parodyti sąskaitą – turite turėti.
Dokumentai gali būti popieriniai arba elektroniniai. Elektroniniai net patikimesni – neišblunka, neužsilieja, lengviau rasti. Bet turi atitikti reikalavimus: būti nepakeičiami, atsekami, pasirašyti elektroniniu parašu kur reikia.
Apskaitos programa automatiškai saugo ir archyvuoja dokumentus. Tai vienas didžiausių jos privalumų – nereikia galvoti apie saugojimą.
Buhalteris, programa, ar abu?
Dažnas klausimas: ar užtenka programos, ar reikia buhalterio?
Atsakymas priklauso nuo verslo sudėtingumo ir jūsų pačių kompetencijos.
Labai mažam verslui – keli klientai, paprastos operacijos – galite tvarkyti patys su programa. Tačiau bent kartą per metus verta pasikonsultuoti su specialistu, kad patikrintų, ar viskas teisingai.
Vidutiniam verslui – keliasdešimt klientų, darbuotojai, sudėtingesnės operacijos – buhalteris tikriausiai būtinas. Bet programa vis tiek reikalinga, nes buhalteris dirbs būtent su ja.
Dideliam verslui – finansų skyrius su keliais darbuotojais ir profesionalia ERP sistema.
Svarbu suprasti: programa nepakeičia kompetencijos. Ji automatizuoja rutinas, bet sprendimus priimate jūs arba jūsų buhalteris. Programa – įrankis, ne specialistas.
Klaidos, kurių galima išvengti žinant pagrindus
Maišyti asmenines ir verslo finansus. Atskira banko sąskaita verslui – būtina. Ne dėl to, kad įstatymas reikalauja, o dėl to, kad kitaip neįmanoma suprasti, kiek verslas uždirba.
Pamiršti saugoti dokumentus. Kiekviena išlaida turi turėti dokumentą. Net kavos pirkimas, jei tai verslo išlaida. Be dokumento – nėra sąnaudų, nėra PVM atskaitos.
Ignoruoti pinigų srautus. Pardavėte, bet nesekate, ar klientas sumokėjo? Po trijų mėnesių stebėsitės, kodėl nėra pinigų.
Atidėlioti iki paskutinės dienos. PVM deklaracija 24-ą dieną vakare, kai sistema lūžta nuo apkrovos – klasika. Tvarkykite apskaitą nuolat, ne kartą per mėnesį.
Neklausti, kai neaišku. Geriau užduoti „kvailą” klausimą buhalteriui, nei padaryti klaidą, kuri kainuos šimtus eurų baudų.
Nuo ko pradėti praktiškai
Pirmas žingsnis – atidaryti atskirą verslo banko sąskaitą. Visi verslo pinigai – ten. Visi asmeniniai – kitur. Jokių maišymų.
Antras žingsnis – pasirinkti apskaitos programą. Nemokamas bandomasis laikotarpis leidžia išbandyti. Nereikia rinktis brangiausios – pradžiai užtenka bazinės.
Trečias žingsnis – išrašyti pirmą sąskaitą. Nesvarbu, ar turite klientą – tiesiog išbandykite, kaip veikia procesas.
Ketvirtas žingsnis – prijungti banką. Kai pamatysite, kaip automatiškai importuojami mokėjimai – suprasite, kodėl programa geriau nei Excel.
Penktas žingsnis – rasti buhalterį arba bent konsultantą, kuris atsakytų į pirmuosius klausimus. Nebūtinai nuolatiniam darbui – bent kelioms valandoms pradžiai.
Apskaita nėra baisi. Ji tiesiog reikalauja sistemingumo ir bazinio supratimo. Tas supratimas apsimoka – tiesiogine prasme, eurais ir centais.
