Personalo tvarkymas retai griūva staiga ir su garsu. Dažniau jis tyliai darosi vis sunkesnis, kol vieną dieną paaiškėja, kad pusė laiko praleidžiama ne su žmonėmis, o su popieriais ir lentelėmis. Ženklų, kad artėja ši riba, dažniausiai būna ne vienas, tik jie ilgai ignoruojami kaip laikini nepatogumai. Štai keli ženklai, kad įmonei laikas pagalvoti apie tvarkingesnį būdą.
- Atostogas ir neatvykimus skaičiuojate rankomis. Jei kiekvieno mėnesio pabaigoje tenka narplioti, kas kiek dienų atostogavo, klaidos neišvengiamos, o ginčai dėl likučių atima ir laiką, ir nervus. Tokioje situacijoje praverčia personalo valdymo sistemos, kurios likučius suskaičiuoja automatiškai ir be ginčų.
- Darbuotojų duomenys išbarstyti. Vieno žmogaus sutartis viename aplanke, kito — el. laiške, trečio — spintoje. Kai informacija be vienos vietos, kiekviena užklausa virsta paieška, o atsakymo tenka laukti, nors jis turėtų būti po ranka. Ypač skaudu tampa tada, kai informacijos prireikia skubiai — patikrinimo metu ar darbuotojui uždavus klausimą, į kurį reikia atsakyti čia ir dabar. Blogiausia, kad taip lengva ką nors tiesiog pamiršti — pasibaigusią sutartį ar būtiną dokumentą.
- Sunku greitai atsakyti į paprastus klausimus. Kiek įmonėje žmonių, kiek terminuotų sutarčių baigiasi šį ketvirtį, kiek kainuoja komanda — jei tokie klausimai reikalauja pusdienio darbo, kažkas ne taip. Vadovas turėtų matyti komandos vaizdą per kelias sekundes, o ne laukti, kol kažkas rankomis sudės skaičius.
- Dokumentai juda lėtai. Įsakymai, sutartys ir pažymos keliauja iš rankų į rankas dienų dienas, o kartais tiesiog pasimeta. Lėtas popierizmas erzina ir darbuotojus, ir vadovus, o kartais dėl jo pražiūrimi ir svarbūs terminai. Tokiais atvejais problema jau nebe smulkmena, o tiesioginė rizika.
- Priklausote nuo vieno žmogaus atminties. Jei visa tvarka laikosi ant vieno darbuotojo, kuris viską žino, įmonė tampa pažeidžiama. Jam susirgus ar išėjus, kartu dingsta ir dalis svarbios informacijos, kurios niekur nėra užrašyta.
- Kartojasi tos pačios klaidos. Neteisinga data sutartyje, pamiršta pasibaigusi sutartis, netikslus atostogų likutis, ne tam žmogui išsiųstas dokumentas. Kai klaidos nuolatinės, problema jau ne žmoguje, o procese, kuris leidžia joms atsirasti. Keisti reikia ne darbuotoją, o būdą, kuriuo tvarkomi duomenys.
- Naujo darbuotojo priėmimas užtrunka. Kai kiekvieną kartą iš naujo renkami dokumentai, kuriama sutartis ir viskas suvedinėjama rankomis, adaptacija strigsta dar nespėjus prasidėti. O juk sklandus priėmimas — pirmas įspūdis, kurį naujokas prisimena ilgai, ir jis daug pasako apie visą įmonės tvarką.
- Komanda auga, o tvarka lieka tokia pati. Tai, kas veikė su trimis žmonėmis, su trisdešimčia subyra. Jei procesai nesikeitė nuo pat pradžių, greičiausiai jie jau nebespėja paskui įmonę. Tai, kas mažoje komandoje buvo lankstumas, didesnėje virsta chaosu.
Nė vienas iš šių ženklų atskirai nėra katastrofa. Bet kai jų susikaupia keli, tai aiškus signalas, kad rutina ima ėsti laiką, kurį būtų galima skirti žmonėms ir jų gerovei. Atsinaujinti nebūtina viską iškart ir nebūtina brangiai — dažnai užtenka pradėti nuo skaudžiausios vietos ir po truputį tvarkytis toliau, žingsnis po žingsnio, kol procesai vėl ima spėti paskui įmonę. Svarbiausia — nelaukti, kol netvarka taps tokia, kad ją gesinti reikės skubiai ir brangiai. Ankstyvas, ramus žingsnis beveik visada pigesnis ir paprastesnis nei bandymas viską sutvarkyti tada, kai jau nebespaudžia tik viena problema, o susikaupė iškart kelios.
